Bài viết

Chào các bạn,

Mình là Chi Phan - hiện đang là Manager của trung tâm Anh ngữ Moonlish. Trước đây khi vừa mới tham gia vào đội ngũ quản lý cho 2 chi nhánh của trung tâm mình cũng rất rối bởi quy trình vận hành và cũng đã từng bật khóc khi cảm giác một mình mình gánh cả giang sơn. Chắc hẳn nhiều anh chị Manager hoặc CEO của các trung tâm cũng đã từng gặp vấn đề: nhân viên làm mỗi người một kiểu, hôm nay thì quên điểm danh, hôm sau thì lại quên chuẩn bị phòng học, lịch dạy, còn về phần tư vấn khách hàng thì đa số theo cảm tính...không có mình ở đó thì các bạn cũng không biết phải làm gì. 

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH BẠI CỦA TRUNG TÂM

Ngay lúc đó mình đã suy nghĩ rất kỹ rằng chỉ khi trung tâm vận hành mượt mà, nhân viên biết mình phải làm gì thì mình mới có thời gian để tập trung vào marketing và tăng doanh số. Vậy nên mình đã ngồi lại viết tất cả các công việc, quy trình lớn bé ra một file chi tiết dựa theo kinh nghiệm cá nhân của bản thân. Sau đó mình đã triển khai đào tạo cho nhân viên cũ và nhân viên mới vào, yêu cầu các bạn phải làm đúng theo thứ tự mình đưa ra và báo cáo hằng ngày. Ngay cả khi mình triển khai Marketing cho trung tâm, mình cũng đã áp dụng quy trình vào việc quản lý tư vấn khách hàng, ghi chú lại tất cả các nội dung đã trao đổi...Khá là may mắn việc này thật sự có hiệu quả, nhân viên tự biết các bạn phải làm gì ngay cả khi mình không có ở đó. Mình cũng có thể biết chính xác được các bạn nhân viên của mình đã làm những việc gì trong ngày thông qua báo cáo của cá nhân.

DÙNG PHẦN MỀM GIÚP TÔI TIẾT KIỆM 50% THỜI GIAN QUẢN LÝ VÀ TỔNG HỢP BÁO CÁO

Tuy nhiên việc vẽ ra quy trình và tổng hợp lại theo folder, yêu cầu nhân viên báo cáo hằng ngày chỉ hiệu quả ở một mức độ nhất định. Sau một khoảng thời gian số lượng nhân viên tăng lên, mình thấy rằng việc check công việc, xem báo cáo các bạn hằng ngày một cách lẻ tẻ và không có hệ thống cũng mất một lượng thời gian khá lớn. Việc phân tích các chỉ số quan trọng cũng gặp khó khăn khi mình phải mất thời gian tổng hợp data. Lúc này mình mới tìm kiếm các phần mềm để hỗ trợ và thấy rất bất ngờ khi sử dụng thử phần mềm Ghi Danh Việt

• Các quy trình Ghi Danh Việt đưa ra khá tinh gọn: ghi danh, tư vấn, công việc giáo vụ như quản lý lớp, tạo thời khoá biểu, điểm danh...đều ngắn gọn và dễ hiểu, có thể áp dụng được ngay.
• Hệ thống nhắc nhở qua mail cho nhân viên các công việc trễ hạn, bản thân mình là quản lý cũng có thể trực tiếp xem tiến độ các bạn đến đâu mà không cần phải mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo của từng cá nhân. 
• Biểu đồ phân tích các chỉ số data leads, học viên, tình trạng tư vấn của nhân viên, doanh thu, tiến độ thu học phí ...rất trực quan. Mình có thể dựa vào các báo cáo tự động này để điều chỉnh tình hình hoạt động của trung tâm tức thời. Mặc dù vẫn còn một số tính năng bên mình cần chưa được đáp ứng nhưng mình tin trong tương lai Ghi Danh Việt sẽ là phần mềm hỗ trợ toàn diện cho tất cả các trung tâm đào tạo. 

Ngay khi trung tâm đã vào guồng hoạt động, mình có thêm nhiều thời gian cho việc mở rộng kinh doanh. Cho nên có thể nói để mà trung tâm phát triển nhanh, lớn nhanh thì việc nội bộ ở nhà phải ổn định trước giống như phải "an cư" trước rồi mới "lạc nghiệp" được. Vậy nên việc tạo ra quy trình rõ ràng cho bộ máy ngay từ đầu là điều tiên quyết cho sự thành bại của trung tâm.