Bài viết

Phần 1: Chuẩn bị thủ tục và lên kế hoạch kinh doanh
Thủ tục pháp lý để mở trung tâm đào tạo
Để thành lập một trung tâm ngoại ngữ cần đảm bảo một số quy định và quy chế của Bộ GD ĐT, Ghi Danh Việt mời bạn tham khảo một số văn bản pháp luật liên quan đến thành lập trung tâm ngoại ngữ – tin học:

• Về thành lập DN, căn cứ vào loại hình DN bạn lựa chọn, bạn tìm hiểu Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (điều 19- điều 23).

• Tại khoản 21 Điều 1 Nghị định 135/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 46/2017/NĐ-CP về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục

• Nghị định 46/2017/NĐ-CP quy định về hoạt động đầu tư giáo dục trong các chương trình đào tạo mầm non, phổ thông, đại học; điều kiện kinh doanh dịch vụ tư vấn du học

• Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT về Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học

Nghiên cứu khách hàng tiềm năng
Bạn cần nghiên cứu rõ đối tượng muốn hướng đến là ai để xác định tệp khách hàng tiềm năng của trung tâm

• Là sinh viên các trường đại học hay người đi làm

• Trẻ em hay người lớn

• Đi học để thi chứng chỉ hay giao tiếp để đi làm

• Lấy chứng chỉ Toeic, Ielts, bằng tiếng anh giao tiếp

Việc xác định tệp khách hàng tiềm năng giúp các trung tâm xây dựng các mô hình kinh doanh sao cho phù hợp và đạt được hiệu quả đào tạo tốt nhất. Ví dụ: Bạn muốn mở trung tâm dạy Ietls, tệp khách hàng tiềm năng của bạn là sinh viên các trường đại học cần chứng chỉ Ielts. Khi đó bạn sẽ tự thiết kế ra một bản kế hoạch kinh doanh trả lơi các câu hỏi:

• Bạn sẽ thuê mặt bằng ở đâu?

• Trường đại học nào mà bạn muốn hướng đến?

• Chất lượng đào tạo: giáo viên trong nước hay nước ngoài, thiết kế giáo trình học phù hợp…

Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
Thành công của một trung tâm ngoại ngữ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, một trong số đó rất quan trọng chính là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Trước tiên, bạn cần nghiên cứu các mô hình kinh doanh trung tâm ngoại ngữ hiện nay như toeic hay tiếng anh giao tiếp, ielts, tiếng anh cho trẻ nhỏ, tiếng anh giao tiếp với người nước ngoài…. Thứ hai, tìm hiểu khu vực bạn muốn mở trung tâm có nhiều khách hàng tiềm năng hay không và ước lượng quy mô trung tâm mà bản kế hoạch của bạn đang hướng đến.
Nếu bạn đã có sẵn data học viên tiềm năng, đây chính là bước đệm phát triển rất quan trọng cho trung tâm ngoại ngữ của bạn.

Phần 2: Chiến lược phát triển trung tâm ngoại ngữ thành công

Đưa hình ảnh trung tâm lên các kênh mạng xã hội
Theo thống kê mỗi ngày có hàng triệu người truy cập vào Facebook, tận dụng lợi thế trên các trung tâm ngoại ngữ thường đẩy mạnh các chiến lược quảng cáo Facebook. Để quảng cáo facebook hiệu quả, Fanpage là thứ đầu tiên bạn cần bỏ thời gian và công sức để đầu tư. Một trang Fanpage đẹp, content hình ảnh chuyên nghiệp sẽ tạo được sự tin tưởng của khách hàng và có tỷ lệ chuyển đổi cao và tăng lượt tương tác trang của bạn.
Ngoài ra, nếu có điều kiện, trung tâm của bạn nên phát triển kênh quảng cáo website để tìm kiếm học viên và xây dựng thương hiệu. Đây là kênh marketing vô cùng hiệu quả mà chỉ một số ít trung tâm ngoại ngữ quy mô lớn chuyên nghiệp áp dụng rất thành công.

Kinh doanh dựa trên ứng dụng nền tảng số
Trong thời đại kỷ nguyên số, dữ liệu khách hàng đã trở thành tài sản giá trị của mỗi doanh nghiệp, nếu biết tiếp cận, quản lý và khai thác một cách khoa học, đây có thể trở thành chìa khoá vạn năng giúp Trung tâm gia tăng doanh số.
Dữ liệu học viên là tài sản của mỗi trung tâm được sử dụng để đưa ra quyết định chính xác, cải thiện chiến dịch marketing, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu tăng doanh thu và giảm chi phí.
Lợi ích đạt được khi biết khai thác dữ liệu:

• Giúp trung tâm đánh giá chính xác: hiệu quả của quy trình tư vấn, chỉ số hài lòng của khách hàng, đánh giá chất lượng giảng dạy, năng lực nhân viên,...

• Linh hoạt, nhanh chóng phát hiện xu hướng thị trường để tận dụng các cơ hội kinh doanh.

• Đạt được lợi thế cạnh tranh tiềm năng so với đối thủ.

Phần mềm quản lý trung tâm Ghi Danh Việt là nền tảng số được tích hợp đầy đủ nhất các tính năng giúp quản lý và phát triển trung tâm toàn diện. Có thể nói, khi bắt đầu khởi nghiệp trung tâm ngoại ngữ nên ứng dụng ngay nền tảng số để quản lý sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí thành lập và vận hành trung tâm trong thời gian đầu.

Tăng cường khuyến mại, quảng cáo và phát triển quy trình CSKH
Xã hội ngày càng phát triển, người dùng mạng xã hội Facebook, Instagram, Zalo… ngày càng tăng, công cụ hỗ trợ đắc lực để giúp các trung tâm ngoại ngữ lan tỏa thương hiệu nếu chương trình khuyến mại đủ hấp dẫn. Ngoài các chiến lược quảng cáo trên các trang mạng xã hội thì có thể quảng cáo bằng các dán cách băng rôn quảng cáo ở nơi công cộng và phát tờ rơi. 
CSKH sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nếu Trung tâm Đào tạo biết cách thu thập, phân tích, đánh giá thông tin học viên hay khách hàng tiềm năng ngay từ những ngày đầu tiên. Các bước để thiết đặt quy trình CSKH:

1. Phân loại khách hàng để biết chính xác nhu cầu hiện tại.

2. Ghi chú lại các nội dung trao đổi trực tiếp, trực quan hoá bằng biểu đồ để biết được vấn đề thực tế mà KH đang gặp phải.

3. Thiết đặt KPI, chỉ số đánh giá cho bộ phận Customer Service để theo dõi, nắm bắt đúng tình hình hoạt động của bộ phận. Tham khảo một vài chỉ số cho tổng đài hỗ trợ khách hàng:
   FCR (First Call Resolution): tỉ lệ giải quyết vấn đề của khách hàng ngay từ lần đầu tiên.
   Unresolved Call: tỉ lệ các cuộc gọi không hiệu quả.
   Avg Response Time: Thời gian trung bình một cuộc gọi.
   Best day to call: ngày thực hiện cuộc gọi hiệu quả nhất.

4. Biểu đồ hoá các chỉ số trên, sử dụng Dashboard để bộ phận Customer Service, Manager nắm được tình hình tổng quan.

Theo dõi các xu hướng học tiếng anh 
Để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng, các xu hướng học ngoại ngữ mới cũng được ra đời nhiều hơn,  bạn nên tham khảo các xu hướng học mới và luôn mở rộng cách thức học tập, tạo thêm doanh thu. Dạy và học ngoại ngữ online đang là xu thế học mới được rất nhiều các trung tâm áp dụng, thu hút được rất nhiều học viên. Với phương pháp dạy học online bạn có thể mở rộng được rất nhiều tệp khách hàng: không chỉ khách hàng là sinh viên, còn là người đi làm và những người không có thời gian để đi học.

Tối ưu quy trình bằng phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ
Để tối ưu quy trình quản lý trung tâm bạn nên gạt bỏ các phương pháp quản lý thủ công thay vào đó là các phương pháp quản lý mới, hiện đại ứng dụng trên nền tảng số. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ giúp các trung tâm giải quyết nhanh gọn các hoạt động của trung tâm và bạn nên cân nhắc lựa chọn phần mềm có quy trình chuẩn hoá phù hợp để áp dụng.

Phần mềm quản lý trung tâm Ghi Danh Việt đáp ứng gần như 100% tiêu chí quản lý và quy trình đào tạo. Ra đời trong thời đại kỷ nguyên số, Ghi Danh Việt luôn nỗ lực trong từng khoảnh khắc để hiện thực hoá sứ mệnh cống hiến trí tuệ cho sự phát triển, phục vụ các Doanh nghiệp Giáo dục Việt Nam. Ghi Danh Việt cung cấp các tính năng hỗ trợ tối đa cho Trung tâm Đào tạo:

• Quản lý đa chi nhánh

• Ghi danh và CRM

• Hỗ trợ kế toán

• Quản lý kỳ thi

• Quản lý thi online

• Quản lý lớp học & phân tích sau đào tạo

• Dash board quản lý với hơn 50 biểu đồ phân tích tình hình kinh doanh của TT.